Informations sur le service de signalement selon le HinSchG.

Mesdames et Messieurs,

Dans le cadre d'une culture de conformité moderne, nous, SieMatic Möbelwerke GmbH & Co KG (ci-après dénommée SieMatic), avons mis en place un système de signalement auquel vous pouvez vous adresser si vous constatez des irrégularités ou des erreurs de notre part. Nous nous efforçons de nous améliorer en permanence et nous avons besoin de vos commentaires à cet égard. Vous avez la possibilité de fournir des informations en indiquant votre nom ou de manière anonyme.
Vous y trouverez ci-dessous des informations sur le fonctionnement de notre système de signalement. Veuillez noter que ce système de signalement est uniquement destiné aux communications relatives à des violations de notre part des dispositions légales en vertu des §§ 2 et 3 du HinSchG.

La nouvelle procédure de signalement auprès du bureau de signalement se déroule comme suit :

1. Si vous observez des signes indiquant que SieMatic enfreint des dispositions légales ou réglementaires, ou qu'un tel risque existe, vous avez la possibilité de nous en informer.

Vous pouvez envoyer vos informations à l'adresse e-mail suivante :​​​​​​​
meldestelle.siematic@brandi.net

Vous pouvez également fournir des informations par téléphone au numéro suivant :
0151/70626904

Les informations sont reçues et traitées par le cabinet d'avocats BRANDI à Detmold.

Vous avez la possibilité de fournir les informations de manière anonyme ou en mentionnant votre identité. Le bureau de signalement veille à ce que votre identité soit traitée de manière confidentielle et, en particulier, qu'elle reste secrète vis-à-vis de SieMatic. En effet, seul le cabinet d'avocats BRANDI Rechtsanwälte, en tant qu'entité indépendante de nous, a accès à vos informations, et non la société SieMatic elle-même.

Vous déterminez le contenu de l'information. Cependant, nous vous demandons de fournir des informations aussi précises que possible (quand et où cela s'est-il produit ? Le risque ou la violation persiste-t-il ? Quelles personnes ou entreprises sont impliquées ?) afin de pouvoir enquêter efficacement sur l'information et remédier rapidement à un éventuel risque ou à une violation.

2. Le bureau de signalement recevra les informations et vous confirmera la réception de celles-ci dans un délai maximum de sept jours. Cependant, cela n'est possible que si vous fournissez un moyen de contact auquel le bureau de signalement peut s'adresser.

Le bureau de signalement examinera ensuite :

a) si les informations que vous avez fournies peuvent constituer une violation des obligations ou un tel risque,
b) si des mesures sont nécessaires, et dans quelle mesure, pour éliminer de telles violations des obligations ou des risques similaires.

Le bureau de signalement peut vous contacter à nouveau si des informations supplémentaires sont nécessaires concernant les informations que vous avez fournies.

3. Le bureau de signalement informera SieMatic du contenu des notifications reçues (en préservant votre anonymat ainsi que celui des personnes également mentionnées dans la notification). Le bureau de signalement examinera quelles mesures sont nécessaires chez SieMatic pour éliminer ou prévenir d'éventuels risques ou violations des obligations.

Le bureau de signalement coordonnera le choix des mesures nécessaires avec SieMatic. Cependant, il restera indépendant de SieMatic à tout moment et prendra des décisions de manière autonome et sans instructions de SieMatic.

Le bureau de signalement veillera à ce que les informations que vous avez fournies soient traitées avec le même soin, indépendamment de votre personne. Il veillera également à ce que vous ne subissiez aucun désavantage en raison de votre signalement à SieMatic. Le bureau de signalement informera SieMatic du contenu des notifications fournies sans permettre d'identifier l'auteur de la notification. Votre identité sera donc protégée.

Cependant, nous tenons à préciser que le bureau de signalement est habilité à divulguer l'identité du déclarant à SieMatic si celui-ci fournit intentionnellement ou par négligence des informations incorrectes concernant des violations.

4. Le bureau de signalement vous informera sur la suite des événements et les mesures prises. Vous recevrez au moins une fois par mois une communication sur l'état actuel de la procédure. Une fois que les mesures nécessaires auront été prises, le bureau de signalement vous enverra un rapport final.

Bien sûr, vous pouvez nous contacter en toute confiance pendant toute la procédure si vous avez d'autres questions ou préoccupations.

Avec les signalements d'erreurs ou de violations, vous nous aidez à les identifier et à les corriger rapidement, et à continuer à nous améliorer pour l'avenir.