Información sobre la oficina de denuncias del HinSchG.
Estimados señores y señoras,
Como parte de una cultura de cumplimiento moderna, nosotros, SieMatic Möbelwerke GmbH & Co KG (en adelante: SieMatic), hemos establecido un sistema de denuncias al que pueden acudir si notan irregularidades o errores por nuestra parte. Nos esforzamos por mejorar constantemente y para ello también necesitamos sus observaciones. Pueden proporcionar observaciones indicando su nombre o de manera anónima.
A continuación, les informamos sobre los procedimientos de nuestro sistema de denuncias. Tengan en cuenta que este sistema de denuncias está diseñado exclusivamente para comunicaciones que se refieran a violaciones de nuestra parte de los requisitos legales según los §§ 2 y 3 del HinSchG.
El nuevo procedimiento de denuncia en dicha oficina funciona de la siguiente manera:
1. Si observa indicios de que SieMatic está infringiendo disposiciones legales o regulaciones, o si existe tal riesgo, tiene la posibilidad de informarnos al respecto.
Puede enviar sus informes por correo electrónico a la siguiente dirección:
meldestelle.siematic@brandi.net
También puede proporcionar los informes por teléfono al siguiente número:
0151/70626904
Los informes son recibidos y procesados por el despacho de abogados BRANDI en Detmold.
Puede proporcionar los informes de forma anónima o mencionando su identidad. La oficina de denuncias garantiza que su identidad se trate de manera confidencial y, en particular, se mantenga en secreto con respecto a SieMatic. De hecho, solo el despacho de abogados BRANDI Rechtsanwälte, como entidad independiente de nosotros, tiene acceso a sus informes, no SieMatic en sí.
Usted determina el contenido del informe. Sin embargo, le pedimos que proporcione informes lo más concretos posible (¿cuándo y dónde ocurrió? ¿Persiste el riesgo o la infracción? ¿Qué personas o empresas están involucradas?) para que podamos investigar eficazmente el informe y remediar cualquier riesgo o infracción potencial lo más rápido posible.
2. La oficina de denuncias recibirá las notificaciones y confirmará la recepción de las mismas en un plazo máximo de siete días. Sin embargo, esto solo es posible si proporciona un medio de contacto al que la oficina de denuncias pueda dirigirse.
A continuación, la oficina de denuncias examinará:
a) si la información proporcionada por usted puede constituir una violación de las obligaciones o un riesgo de este tipo,
b) si son necesarias medidas y en qué medida para eliminar tales violaciones de las obligaciones o riesgos similares.
La oficina de denuncias puede ponerse en contacto nuevamente con usted si se requieren más información sobre las notificaciones que ha proporcionado.
3. La oficina de denuncias informará a SieMatic sobre el contenido de las notificaciones recibidas (preservando su anonimato y el de las personas mencionadas en la notificación). La oficina de denuncias evaluará qué medidas son necesarias en SieMatic para eliminar o prevenir posibles riesgos o incumplimientos de obligaciones.
La oficina de denuncias coordinará la elección de las medidas necesarias con SieMatic. Sin embargo, seguirá siendo independiente de SieMatic en todo momento y tomará decisiones de manera autónoma y sin instrucciones de SieMatic.
La oficina de denuncias garantizará que la información proporcionada por usted se trate con el mismo cuidado, independientemente de su persona. También se asegurará de que no sufra ninguna desventaja debido a su notificación a SieMatic. La oficina de denuncias informará a SieMatic sobre el contenido de las notificaciones proporcionadas sin permitir que se identifique al remitente de la notificación. Por lo tanto, su identidad estará protegida.
Sin embargo, queremos señalar que la oficina de denuncias está autorizada a revelar la identidad del denunciante a SieMatic si este proporciona información incorrecta de manera intencionada o negligente sobre infracciones.
4. La oficina de denuncias le informará sobre el desarrollo posterior y las medidas tomadas. Recibirá al menos una vez al mes una comunicación sobre el estado actual del procedimiento. Una vez que se hayan completado las medidas necesarias, la oficina de denuncias le enviará un informe final.
Por supuesto, puede ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento durante todo el proceso si tiene otras preguntas o inquietudes.
Los informes sobre errores o infracciones nos ayudan a detectar y corregir posibles errores en fase temprana y a seguir mejorando para el futuro.
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